Kearsipan

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

      Karton penyekat abjad         Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

1. Kode
   Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
   
2. Indeks
   Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
   Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
   Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
   Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.