Prosedur penemuan kembali

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
   
   
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
   
   
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.
   
   Contoh surat out slip:
   
   
   
   Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
   Misalnya:
   Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
   Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.
   
   Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
   Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.
   
   
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
   Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.